Подойдет ли Вам внешнее бухгалтерское обслуживание?

Существуют 3 основных подхода к решению задачи сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности в небольшой компании (или для индивидуального предпринимателя):

• принять бухгалтера в штат;
• привлечь физическое лицо (по совместительству или неофициально «по знакомству»);
• обратиться в специализированную компанию.

В законодательстве закреплен также вариант самостоятельного ведения учета руководителем организации, но жизнь показывает, что это не более чем фигура речи: мало кто видел директора организации самостоятельно сводящего дебит с кредитом. Исключаем этот вариант из рассмотрения.

Сравнивать разные подходы мы предлагаем по следующим критериям:

1. Оперативность отражения информации в учете;
2. «Глубина погружения» в текущую операционную деятельность компании;
3. Возможность непосредственного участия в текущей операционной деятельности компании;
4. Достаточность текущей компетенции плюс гарантии её поддержания и роста;
5. Ответственность за возможные ошибки;
6. Вовлечённость руководителя в дела и проблемы бухгалтерии;
7. Риски внезапного временного прерывания или полного прекращения работы;
8. Уровень расходов на оплату и накладных затрат.

Хороший формальный подход — это присвоить каждому свойству баллы, отсортировать в табличке, просуммировать и «выбрать чемпиона». Такой подход не учитывает разных потребностей различных компаний, а потому не даст единого рецепта для всех. Табличку, всё же, составим.

Прослеживаются следующие краткие выводы.

Без штатного бухгалтера нельзя обойтись когда:

1. Руководитель хочет, чтобы этот сотрудник являлся источником информации о текущем состоянии:
   1. средств на счетах и в кассе;
   2. задолженностей покупателей и поставщиков;
   3. остатков товаров и иных ценностей на складах и в пути.
2. Сотрудник должен выписывать платежные, кассовые, отгрузочные документы прямо на месте и делать это должен именно бухгалтер, а не менеджер по продажам, администратор торгового зала, кассир и т.п.
3. Сотрудника всегда можно было использовать «на подхват» для выезда куда-то или для замены кого-то из отсутствующих (командировка, отпуск и т.п.).

То есть, мы видим, что если на первый план выставлять критерии оперативности, погружения и непосредственного участия — штатный сотрудник не оставляет шансов другим вариантам. Должен ли именно этот человек составлять баланс и декларации, а следовательно, стоить в 2-3 раза дороже — этот каверзный вопрос каждый руководитель решит для себя сам.

Внешний сотрудник

хорош когда на первый план выходит исключительно сумма оплаты здесь и сейчас, а также возможности ограниченно по времени эксплуатировать его как штатного. Здесь преобладающий критерий — уровень расходов.

Во всех остальных случаях вполне можно рассматривать вариант передачи функций специализированной компании.

Не будем скрывать, что целью настоящего материала является убедить читателя в выгодности такого сотрудничества. Поэтому проанализируем внимательно кажущиеся слабыми стороны этого варианта.

Низкая оперативность учета.

Внешняя компания решает узкую конкретную задачу: своевременно сформировать и сдать отчетность, предусмотренную законодательством. Источниками оперативной информации могут быть менеджеры по продажам, закупкам, работе с клиентами и иные ответственные сотрудники.

Низкое погружение в текущую операционную деятельность.

Внешняя компания работает с фактически оформленными документами и не располагает оперативной недокументированной информацией: что на самом деле товар где-то едет, только документы на него запаздывают, или, что по пришедшим вагонам выявлена недостача, по которой уже битых 2 месяца идут переговоры по урегулированию, а бумаг как не было так и нет. Это, конечно, не очень хорошо, однако учет должен подтверждаться документами, и налоговая проверка компании будет проводиться по документам, а потому такая степень отвлеченности идет скорее на пользу.

Невозможность подключения к текущей деятельности.

Что тут скажешь? Аутсорсинг — это передача функций, а не персонала. Что есть, то есть.

Зато по прочим параметрам прослеживаются сплошные плюсы. Бухгалтерский аутсорсинг несомненно заслуживает внимания руководителей и собственников, считающих свои деньги.