Стандартные условия бухгалтерского обслуживания на абонементной основе

Общая схема оказания услуги

Вхождение в договор

Текущее исполнение договора

Документооборот по зарплате и кадрам

Формирование и передача архива

Порядок работы с копиями первичных документов

Завершение договорных отношений

Принципы оплаты

Бесплатные услуги в рамках абонемента

Чего мы не делаем

---

Абонементный пакет обслуживания включает все процедуры (операции), которые:

1. Должны быть проделаны компанией хотя бы один раз в течение отчетного года в силу действующего законодательства (учитывая специфику деятельности компании, применяемый режим налогообложения и т.п.);
2. Являются минимальными и достаточными для соблюдения законодательно установленных требований (пакет может быть расширен по Вашему желанию, но никакие необязательные услуги не навязываются, что ведет к минимизации стоимости).

Услуги, входящие в пакет, оплачиваются регулярными ежемесячными (или ежеквартальными) платежами. То есть, если не возникает условий, при которых дополнительные работы становятся необходимыми, стоимость обслуживания полностью прогнозируется и составляет 12 месячных или 4 квартальных платежа в год.

Подробнее эти условия можно проиллюстрировать примерами.

Пример 1: Отчетность о доходах, выплаченных физическим лицам (2-НДФЛ) сдаётся один раз в год - включается в пакет.

Сверка платежей с налоговой - не включается в пакет, поскольку её периодичность не установлена законодательно, т.е. процедура не является обязательной и периодической.

Пример 2: Сдача налоговой отчетности почтовым отправлением соответствует требованиям НК РФ. Именно этот вариант используется при формировании цены услуги по умолчанию. При сдаче отчётности лично (нашим курьером по доверенности) услуга оплачивается дополнительно.

При формировании индивидуального пакета в него могут быть сразу включены услуги, выходящие за рамки стандартного пакета. В таком случае они заранее нормируются и оплачиваются в рамках абонемента. То есть, пакет услуг может быть индивидуализирован под Ваши потребности.

Общая схема оказания услуги

Можно выделить 3 основные стадии договора:

1. Вхождение в договор
2. Текущее исполнение
3. Завершение отношений

ВХОЖДЕНИЕ В ДОГОВОР

Стадия будет отличаться для вновь созданных предприятий и ранее действовавших.

ВНОВЬ СОЗДАННЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

• Предоставляют копии учредительных документов и свидетельств о постановке на учет в налоговом органе и внебюджетных фондах. Комплект документов сходен с необходимым банку для открытия счета. Минимально достаточно актуальной выписки из ЕГРЮЛ, если она содержит всю необходимую информацию (для вновь созданных предприятий это, к сожалению, не всегда соблюдается: информация из внебюджетных фондов доходит с запозданием).
• На основании информации из предоставленных документов открывается база данных бухгалтерского учета по предприятию.
• Назначаются ответственные за взаимодействие (решение оперативных вопросов) с обеих сторон, согласовываются каналы связи.
• Уточняются вопросы по порядку дальнейшего взаимодействия.

Опционально:

Если планируется осуществлять обмен данными в электронном виде с использованием программ семейства "1С", осуществляется предварительная настройка обмена с обеих сторон.

ДЕЙСТВУЮЩИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Принципиальное отличие от вновь созданных предприятий состоит в необходимости получить данные учета и отчетности за предшествующие периоды. Если учет велся в любой из программ семейства "1С: Предприятие", предоставление базы обязательно.

Также необходимо предоставить копии отчетности в налоговую и фонды за предшествующие периоды текущего года (а в отдельных случаях - и некоторых отчетов прошлого года).

Следующие ситуации обсуждаются отдельно и тарифицируются дополнительно:

• невозможность предоставить базу учета;
• ведение учета в другой программе.

ТЕКУЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА

Вы передаёте нам к учету самостоятельно оформленные и полученные у поставщиков первичные документы (накладные, акты, счета-фактуры, банковские выписки, платежки, кассовые документы и т.п.). Передача осуществляется с предварительно оговоренной периодичностью, зависящей от общего объёма документооборота. Ориентировочно можно принимать как не менее 20-30 документов за один раз, но не реже одного раза в месяц.

Передача оригиналов документов производится с обязательным составлением описи. Передача копий документов возможна. Порядок работы с копиями изложен отдельно.

Документы проходят формальный контроль (соответствие оформления) и контроль по экономическому смыслу (как они должны быть отражены в учёте и могут ли быть без негативных последствий приняты целях налогообложения). По результатам контроля они либо принимаются к учету, либо недостатки документов обсуждаются с Вами для их устранения или принятия решения по принятию к учету.

По необходимости запрашивается дополнительная информация, существенная для принятия документов к учету, а также документы, которые, по нашему мнению, могли бы быть оформлены по каким-либо операциям, но пока не предоставлены (например: выдан аванс, но поступления товара или услуги не было, оформлена ГТД, но информации о платежах, совершенных брокером на таможню от Вашего имени нет, и т.п.).

После того, как все переданные документы приняты к учету, производится сверка итоговых данных (задолженности поставщиков и покупателей, расчеты с сотрудниками - основные периодически сверяемые контрольные точки). Вы подтверждаете представленные данные или представляете пропущенные документы, если с чем-то не согласны.

Формируются необходимые сводные документы (книги покупок и продаж, кассовая книга и т.п.) и налоговая отчетность Вам на утверждение. Если документооборот относительно большой, то закрытие периода производится помесячно. При этом, кроме данных по сверкам расчетов для информации Вам предоставляется расчет сложившихся за период налогов к уплате, что позволяет Вам оперативно контролировать ситуацию.

Подписанная отчетность представляется нами по местам требования (налоговая, внебюджетные фонды).

Платежные поручения на уплату налогов и сборов подготавливаются в электронной форме и пересылаются одновременно с декларацией или за рабочий день до наступления срока, если платеж не совпадает по дате с подачей декларации.

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ЗАРПЛАТЕ И КАДРАМ

Данный документооборот сочетается с оборотом по основной деятельности.

Первичные документы по сотрудникам оформляются Вами на месте самостоятельно (заявления о приёме на работу, увольнение, предоставление отпуска, приказы о премировании, направлении в командировку и т.п.) и передаются в рамках общего документооборота. Трудовые книжки хранятся Вами самостоятельно.

Производные кадровые документы (приказ о приёме на работу, увольнении, изменении окладов и т.п.) готовятся нами по унифицированным формам.

Необходимые данные для начисления зарплаты (табели учета рабочего времени, показатели для расчета премий и бонусов) передаются не позднее чем за 3 дня до планируемой Вами даты выплаты зарплаты (аванса) за соответствующий период. Предоставленные сотрудниками больничные листы и иные оправдательные документы об отсутствии передаются в тот же срок.

Сделанный по результатам расчет высылается на утверждение.

По утвержденным данным готовятся ведомости на выплату и передаются Вам на исполнение общим порядком.

ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА АРХИВА

Архив формируется нами только из оригиналов первичных документов. Копии систематизируются произвольно и мы не несем обязательств по их возврату.

Порядок систематизации выбирается нами самостоятельно, исходя из требований нормативных актов, традиций делового оборота, специфики деятельности предприятия.

Один раз в год (в мае-июне) архив за прошлый год передаётся Вам по описи в полном объёме.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С КОПИЯМИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Полученные копии документов (включая факсовые копии и сканы, присланные по электронной почте) могут приниматься к учету как оригиналы. Ответственность за идентичность таких копий оригиналам несете Вы сами.

• копии могут передаваться без описи;
• из копий мы не формируем архивные папки, передаём обратно или уничтожаем в сроки, установленные для передачи архива за соответствующий год.
• если доля копий, представленных к учету за год составляет 20% от общего числа первичных документов и более, то формирование архива за год (после замены копий оригиналами) будет тарифицироваться как отдельная дополнительная услуга.

ЗАВЕРШЕНИЕ ДОГОВОРНЫХ ОТНОШЕНИЙ

Согласовывается последний отчетный период (или календарный месяц) за ведение которого мы отвечаем.

Утверждается последняя дата приёма документов и плановые даты передачи бухгалтерской базы и архива. При нормально организованном документообороте база может быть передана не позднее 20-го числа первого месяца, за ведение которого мы не отвечаем. Полная передача архива может занимать до 60 календарных дней, особенно если период сдачи дел совпадает с периодом сдачи квартальной отчетности.

Стандартно мы заключаем договор на годовое обслуживание с автоматическим продлением, если стороны не выразили желание расторгнуть договор.

Принципы оплаты

Оплата относится к периоду, за который мы обрабатываем документы. При этом фактический период оказания услуги может не совпадать.

Пример: В начале июня заключается договор с компанией, в которой сдана отчетность за 1 квартал. В апреле бухгалтер ушел, и данные в базу с середины месяца не водились. В декабре компания снова смогла взять штатного бухгалтера и выразила желание прекратить отношения.

Абонементная плата уплачивается за апрель - июнь в июне (документы апреля и мая обрабатываем уже мы). Далее - помесячно. Последний платеж делается в декабре. При этом, годовая отчетность сдается нами в полном объёме, даже если по каким-то объективным причинам, процесс затянется по март включительно.

При расчёте базовой цены используются следующие допущения, несоблюдение которых влечет повышение стоимости обслуживания.

1. Все первичные документы с Вашими контрагентами Вы оформляете (или получаете, в случае поставщиков) самостоятельно.
2. Передача первичных документов в бумажном виде осуществляется у нас в офисе по описи, составляемой передающей стороной.
3. Передача всех документов, подготовленных нами в ходе работы, включая отчетность для сдачи (на подпись), производится у нас в офисе, по описи, составляемой нами.

Бесплатные услуги в рамках абонемента

В рамках абонемента Вы можете полностью рассчитывать на компетентные и полные консультации без какого либо ограничения объёмом по:

• Документальному оформлению любых операций, уже возникших в ходе деятельности или планируемым;
• Налоговым последствиям совершаемых или планируемых сделок;
• Разрешению конфликтных ситуаций с контрагентами и сотрудниками в переговорном порядке.

Тем не менее, если ситуация потребует значительных трудозатрат, мы сохраняем за собой право отказаться от таких консультаций без согласования дополнительной оплаты. Например, все налоговые последствия начала нового вида деятельности (скажем, планируете начать экспорт, или открыть новое производство на лизинговом оборудовании) мы готовы подробно объяснить и дать всю информацию для самостоятельного расчета. Но готовить конкретные прогнозы и бизнес-планы – это услуга за отдельные деньги.

Чего мы не делаем

Принципиально мы не договариваемся о следующих услугах или элементах взаимодействия:

• У нас в офисе не может быть установлен Ваш «банк-клиент» с предоставлением права нашему сотруднику списаний с Вашего счета (или передачей электронной подписи), даже временно. Но мы можем оформить доверенность на получение в банке выписок по Вашему счету.
• Не храним печати клиентов
• Не проводим операции "со слов клиента". Обязательно получение либо копий документов, либо указаний на их составление нами по согласованным каналам связи (электронная почта или факс).